Opis e-usług

Rozwój Elektronicznych Usług Publicznych w Urzędzie Miejskim w Środzie Wielkopolskiej

Główne informacje

30 sierpnia 2021 roku Gmina Środa Wielkopolska podpisała z Zarządem Województwa Wielkopolskiego Umowę o dofinansowanie Projektu pt. „Rozwój elektronicznych usług publicznych” nr RPWP.02.01.01-30-0015/20-00 w ramach Osi Priorytetowej 2 „Społeczeństwo informacyjne” Działania 2.1 „Rozwój elektronicznych usług publicznych” Poddziałania 2.1.1 „Rozwój elektronicznych usług publicznych” Wielkopolskiego Regionalnego Programu Operacyjnego na lata 2014-2020.
Całkowita wartość projektu wyniosła 2 908 212,72 zł, z czego wysokość dofinansowania dla Gminy Środa Wielkopolska to 2 372 289,48 zł.

Przez kilkanaście miesięcy pracownicy Urzędu współpracowali z wykonawcą w celu wdrożenia e-usług. Zadanie to polegało na m. in. odpowiednim dostosowaniu posiadanych danych mających ulec cyfryzacji, pozyskaniu niezbędnych certyfikatów, konfiguracji wdrażanych systemów ze stosowanymi systemami informatycznymi  czy uczestnictwie w wielu spotkaniach dotyczących planu wdrażania systemów oraz szkoleniach.
Rozwój Elektronicznych Usług Publicznych ma na celu przede wszystkim stworzenie systemów, które zapewnią mieszkańcom korzystanie z usług publicznych drogą elektroniczną. Osiągnięcie tego celu ułatwi interesantom załatwianie swoich spraw, podgląd i dokonywanie płatności, umawianie wizyt, a samym pracownikom urzędu lepsze zarządzanie dokumentacją.

Sprzęt informatyczny

W ramach projektu „Rozwój elektronicznych usług publicznych” Gmina Środa Wielkopolska zakupiła także sprzęt informatyczny. Przedmiotem zamówienia był serwer, macierz dyskowa, system archiwizacji, firewall, zasilacz UPS, oprogramowanie i certyfikaty serwerowe oraz 20 szt. stacji roboczych (komputer osobisty + urządzenia peryferfyjne).
Zakupiony sprzęt został zainstalowany oraz przydzielony pracownikom Urzędu i znacząco przyczynił się do usprawnienia funkcjonowania elektronicznych usług publicznych.

Wdrażane moduły

Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją (EZD)

EZD to system, w którym przepływ dokumentów w Urzędzie odbywać się będzie cyfrowo. Wdrażanie może odbywać się etapowo, z czego skorzystano w naszej jednostce. Obecnie urzędnicy pracują w systemie hybrydowym, tj. wykorzystują EZD, ale w obiegu są także dokumenty papierowe. W przyszłości możliwe będzie wycofanie dokumentów papierowych, które składowane będą od razu w odpowiednich teczkach. Natomiast pracownicy opierać się będą na dokumentach cyfrowych z możliwością „wypożyczenia” akt ze składnicy.
Interesanci nie odczują żadnych negatywnych skutków wdrożenia tego systemu. Nadal będą mieli możliwość składania dokumentów w formie papierowej oraz elektronicznej.

Elektroniczne Biuro Obsługi Klienta (E-BOK)

Portal E-BOK – kliknij tutaj, by przejść

Jest to strona, która gromadzi w jednym miejscu odnośniki do wszystkich stron administracji publicznej. Wchodząc na adres https://ebok.s`roda.wlkp.pl/ ukaże się witryna zawierająca w centrum kafelki. Każdy z nich będzie posiadał tytuł oraz krótki opis. To właśnie te kafelki są odpowiedzialne za przenoszenie interesanta na poszczególne strony.
W lewej części witryny znajduje się także menu zawierające listę kafelków, pomoc i dodatkowe informacje.
E-BOK jest stroną, do której pełnego dostępu nie jest wymagane żadne logowanie.

Usługi Elektroniczne (Cyfrowy Urząd)

Portal Cyfrowy Urząd – kliknij tutaj, by przejść

Pozwala na załatwianie spraw dostępnych dla jednostki w ePUAP. Wybierając usługę z listy otrzymujemy niezbędne informacje dotyczące interesującej nas sprawy, a następnie możemy wybrać podmiot, w którym chcemy sprawę załatwić. Kolejnym krokiem jest wypełnienie cyfrowego wniosku, wskazanie czy i jak chcemy go podpisać i jego wysłanie.
Po tych czynnościach otrzymamy tzw. UPP (Urzędowe Poświadczenie Przedłożenia), czyli potwierdzenie, że Urząd odebrał wniosek.
Istnieje także możliwość uiszczenia ewentualnych opłat. Informacje znajdują się w sekcji „Opłaty” w karcie usług. Wnosząc opłatę bezpośrednio po wysłaniu wniosku system powiąże ją ze złożonym dokumentem. Opłatę możemy uiścić za pośrednictwem płatności elektronicznej lub generując i pobierając druk polecenia przelewu.
Pismo lub odpowiedź wysłana z urzędu trafi do folderu „Odebrane”. Ponadto użytkownik otrzyma powiadomienie na adres e-mail. Przed odczytaniem wiadomości konieczne będzie podpisanie UPD (Urzędowe Poświadczenie Odbioru), czyli elektronicznej „zwrotki”.
Logowanie jest możliwe na dwa sposoby:

• wykorzystując dane do konta ePUAP,
• rejestrując się w zakładce „Logowanie” -> „Zarejestruj się”.

Kalendarz rezerwacji wizyt (e-Rezerwacje)

Strona e-Rezerwacje – kliknij tutaj, by przejść

Ta zakładka umożliwi rezerwowanie spotkań. Po przejściu na stronę będą widoczne dostępne wizyty u wskazanych osób lub w wyznaczonych sprawach w Urzędzie. Po wybraniu interesującej opcji system przenosi do kalendarza, w którym należy wybrać pasujący termin, a następnie potwierdzić rezerwację podając Imię, nazwisko, sprawę oraz adres e-mail (na który wysłane zostanie potwierdzenie wizyty oraz linki do ewentualnego przełożenia lub odwołania spotkania).
W przypadku gdyby spotkanie nie mogło dojść do skutku ze strony Urzędu, odpowiednie powiadomienie zostanie wysłane również na adres e-mail.

Portal Mapowy (SIP)

Strona SIP – kliknij tutaj, by przejść

Jest to System Informacji Przestrzennej (SIP), w którym do dyspozycji otrzymujemy mapę gminy Środa Wielkopolska wraz z szerokim wyborem nakładek zawierających dane publiczne.
W SIP można sprawdzić m. in. miejscowe plany zagospodarowania przestrzennego, studium, numery działek, adresy, ewidencję dróg czy uzbrojenie terenu. Mapa jest interaktywna – po kliknięciu na zawartość wyświetlane są informacje. Dostępna jest także możliwość wydruku interesującego nas fragmentu, pomiary, street wiev (widok z ulicy), pobranie danych z Dokumentów Planistycznych, a także złożenie wniosku elektronicznego o wypis i wyrys z mpzp lub studium. Mapa zawiera także wyszukiwarkę na podstawie obrębu, adresu lub działki.

Zobowiązania i płatności (Portal Interesanta) oraz aplikacja mobilna Środa Wlkp.

• Portal Interesanta – kliknij tutaj, by przejść,
• Aplikacja Portal Interesanta w sklepie Google Play – kliknij tutaj, by przejść,
• Aplikacja Portal Interesanta w sklepie AppStore – kliknij tutaj, by przejść.

Portal Interesanta jest miejscem, w którym po zarejestrowaniu się mamy dostęp m. in. do naszych podatków (od nieruchomości, transportowy i za odpady). Dzięki indywidualnemu kontu bankowemu możemy sprawdzać bieżący stan opłat, a także uiszczać je płatnościami elektronicznymi lub generować druk do przelewu.
Ponadto istnieje możliwość sprawdzenia posiadanych gruntów i budynków wraz z ich powierzchnią oraz nazwą stawki.
Udostępnione zostały także opisy procedur urzędowych oraz wnioski do pobrania.
Aplikacja Środa Wlkp. oferuje dostęp do tych samych opcji co Portal Interesanta. Użytkownik może być także na bieżąco za aktualnymi ogłoszeniami Urzędu, które pojawiają się na stronie Urzędu.